Matriz de Eisenhower - usando o tempo certo

Em nossa era insanamente acelerada, parece que o tempo não está apenas passando, mas voa na velocidade de uma aeronave supersônica. Em tal ciclo de eventos e dias, carregado com uma massa de ações e planos, muitas vezes não podemos realizar nem mesmo metade do que foi planejado. E quero estar a tempo para tudo. Como usar o tempo corretamente usando a matriz de Eisenhower, consideraremos com mais detalhes.

O tempo é tudo o que temos. Bem ou mal, vivemos nossa vida depende diretamente de como e quanto gastamos o tempo que nos é concedido. E quem sonha em poder fazer muito pelo caminho, via de regra, aprende a administrar com eficácia o seu tempo. A gestão do tempo (gestão do tempo) nada mais é do que planejamento. É isso que ajuda a deixar de se preocupar com a sensação amarga de que o tempo é curto, de que falta muito e por isso não há tempo para nada.

Era uma vez, o famoso líder político e militar americano Dwight David Eisenhower, que também era o Presidente dos Estados Unidos, assumiu seriamente a busca de uma solução para o problema do planejamento eficaz. E ele conseguiu encontrar uma solução para este problema, ele até veio com o seu próprio sistema de gerenciamento de tempo.

Acontece que o cérebro humano percebe mais facilmente e melhor as informações estruturadas, ou seja, trazidas para um determinado sistema, divididas em prateleiras. Ao mesmo tempo, seria bom visualizar essas estantes, torná-las visuais, por exemplo, com a ajuda de algum tipo de diagrama ou diagramas.É esse princípio de distribuição de casos que fundamenta a matriz de Eisenhower, que é um dos métodos principais da teoria do gerenciamento eficaz do tempo.

A visualização do plano de negócios e ações usando a matriz é muito simples. Desenhe um quadrado no papel, divida-o com duas linhas perpendiculares em quatro margens iguais. Você deve obter uma janela com uma treliça em forma de cruz. Esses campos irão dividir seus assuntos em 4 grupos, cada um dos quais dependerá de sinais de importância / sem importância e urgência / não urgência. Os campos formados a partir da interseção de linhas são chamados de quadrantes (um conceito matemático) e são denotados da seguinte forma:

• Quadrante A (tarefas importantes e urgentes);
• Quadrante D (tarefas importantes, mas não urgentes);
• Quadrante S (tarefas não importantes, mas urgentes);
• Quadrante D (tarefas sem importância e não urgentes).

A matriz de Eisenhower tem vantagens e desvantagens. Vamos descrever ambos e começar com os benefícios.

• Apesar do nome "matriz", que implica algo complexo, o sistema é realmente muito fácil de compreender e aplicar sem qualquer dificuldade.
• Casos, metas e objetivos são divididos em apenas 4 categorias, o que ajuda a navegar melhor nelas.
• A distribuição de tarefas de acordo com os critérios de urgência e importância permite que você coloque questões não urgentes e sem importância em segundo plano, colocando assim as questões importantes e urgentes em primeiro plano. É assim que ocorre a análise e a filtragem dos casos. Aqueles que não precisam gastar tempo são eliminados.
• A principal vantagem é que a matriz permite que o tempo gasto seja o mais eficiente possível, o que, por sua vez, permite que tudo seja concluído dentro do prazo.

Existem também desvantagens neste sistema.

• A matriz é ineficaz no planejamento de longo prazo. É adequado para fazer negócios atuais ou aqueles calculados para o futuro próximo.
• Quando não há metas diárias, não há necessidade de aplicar esse sistema.
• Para usar a matriz de forma eficaz, você precisa distribuir as metas em grupos de maneira rápida e precisa. Para isso, é necessário entender quais deles podem receber o grau “importante” e quais objetivos não são muito importantes, quais devem ser concluídos com urgência e quais são opcionais. Esse treinamento leva tempo, ou seja, a matriz não começa a "funcionar" para você imediatamente, mas isso é um sinal de menos.
• E, como resultado do parágrafo anterior, pode haver erros com a precisão de atribuir casos a um determinado status.

Vamos considerar cada quadrante da matriz com mais detalhes.

Se você for um mestre em planejamento, o quadrante A estará vazio. Se houver casos nele, isso indica sua organização deficiente. Você admite educação nas questões de empregos urgentes e bloqueios. O motivo dessa foto é, via de regra, preguiça.

Ou você pode estar priorizando mal. Claro, às vezes tais situações são permitidas, mas quando isso é observado sistematicamente, então é simplesmente necessário trabalhar a autodisciplina pessoal. Para evitar o "assentamento" da moda passageira no quadrante A, é necessário lidar em tempo hábil com as tarefas inseridas nos campos restantes.

Mas uma pequena lista de tarefas no quadrante A ainda pode ser feita. Pode ser:

• problemas de saúde;
• atos cujo fracasso pode provocar o surgimento de problemas, piorar a qualidade de vida, ameaçar o bem-estar familiar e no trabalho;
• casos cujo fracasso irá complicar significativamente o caminho para atingir os objetivos principais ou levar ao seu fracasso;
• saída de várias situações de emergência e crise.

Se, no entanto, você tem muitos pontos neste quadrante, faça todos os esforços para eliminá-los. E não se esqueça que o cumprimento de alguns itens da lista de importantes e urgentes pode ser reaproveitado, delegado a uma pessoa de confiança, não é necessário arcar com todo o peso de todos os assuntos apenas sobre você.Essa abordagem o ajudará a lidar com a plenitude do quadrante A mais rapidamente.

As observações mostram que as pessoas que dão preferência à solução de problemas do quadrante D tornam-se as mais bem-sucedidas, sobem mais rápido na carreira, são as mais prósperas financeiramente, não têm falta de tempo e vivem uma vida harmoniosa e plena. As tarefas não urgentes pertencem à categoria das mais promissoras e prioritárias, e se uma pessoa lhes dá a maior atenção, tudo corre bem para ela.

Deve-se ter em mente que a falta de urgência no grupo B às vezes leva a um atraso na implementação dos pontos delineados, e eles migram para o grupo A, onde já exigirão uma resposta rápida. Se você resolver tarefas importantes, mas não muito urgentes, de forma gradual e regular, esse processo será calmo e eficiente. É preciso abordar este tipo de negócio com responsabilidade, e a falta de urgência permite controlar totalmente o andamento do caso, trazer todos os detalhes ao ideal, refletir com clareza em todas as etapas, obtendo assim, no final das contas, um resultado produtivo.

A Matriz de Eisenhower nos ensina principalmente a priorizar corretamente. Isso significa que o mais importante no planejamento é a capacidade de distinguir as coisas importantes que o levam a grandes objetivos das coisas secundárias. As tarefas que precisam ser incluídas no grupo C não são importantes, em essência, elas desvia os objetivos principais do caso, não contribuem para o progresso, mas, ao contrário, apenas retardam o processo de desenvolvimento. Freqüentemente, eles interferem na concentração em alcançar objetivos importantes e, assim, reduzem a eficácia do tempo passado.

Não confunda assuntos urgentes do campo C, que não são importantes, com assuntos urgentes do campo A, que são extremamente importantes. Isso, via de regra, leva a que o realmente importante fique em segundo plano. Um exemplo vívido de tal situação podem ser as reuniões impostas por alguém de fora, que não são necessárias para você, ou longas conversas vazias, indo a festas e celebrações, convites que vêm de pessoas que não são do seu interesse, alguns tarefas domésticas, repartição de eletrodomésticos e semelhantes. Sim, isso deve ser feito com urgência, mas a solução dessas tarefas não é uma necessidade vital e seu fracasso não acarreta problemas.

As turmas desse grupo não dão nada, pelo contrário, podem fazer mal. Devem ser tentados e adiados para mais tarde, e é melhor ignorá-los completamente. Mas você precisa conhecer o inimigo de vista - você definitivamente deve fazer uma lista dessas "pragas" no campo D, porque essas são exatamente as atividades que "consomem" nosso tempo. São esses casos que são tão tentadores e atraentes para muitas pessoas por sua simplicidade e prometem proporcionar relaxamento e prazer, para passar o tempo em doce êxtase.

Tais características desses "casos" criam uma grande tentação de lidar com eles em primeiro lugar e deixar, como dizem, o mundo inteiro esperar. Pode ser extremamente difícil sair do redemoinho de tais pseudo-casos, pois eles realmente arrastam uma pessoa. Mas as tentativas de destruir o hábito de praticá-los não podem ser abandonadas.

Essas atividades incluem:

• conversas sobre nada, conversas vazias e sem sentido (tanto ao telefone quanto pessoalmente);
• o mesmo que as conversas do parágrafo anterior, correspondência em mensageiros instantâneos, redes sociais, todos os tipos de chats;
• assistir a filmes, seriados, programas de TV que não carregam uma carga semântica, distraindo-se de problemas e assuntos graves que causam várias emoções negativas;
• jogos de computador e outros (não educacionais).

O descanso para o corpo e a alma é, sem dúvida, necessário, mas existem muitas outras maneiras úteis de exercê-lo:

• leitura de literatura de qualidade;
• visitas a exposições, teatros e museus;
• jogos desenvolvendo inteligência;
• aulas de piscina, academia, passeios a pistas de patinação, passeios fora da cidade para a natureza, viagens, etc.

Se você não pode erradicar completamente as atividades prejudiciais do grupo D de sua vida, então você precisa tentar pelo menos atrasá-las, preste atenção nelas apenas quando as coisas dos grupos A e B forem concluídas. Mas tente reduzir a quantidade de tempo gasto em atividades "vazias" tanto quanto possível ...

Existe uma grande probabilidade de atribuir o caso a um grupo inadequado. Este é o principal problema na construção da hierarquia de nossas prioridades. Para tornar mais fácil lidar com isso, você precisa aprender a responder a duas perguntas usando duas palavras - "sim" ou "não". Por exemplo: "Concluir este caso me ajudará a chegar mais perto de meu objetivo principal?" A resposta "sim" significa a importância do caso, a resposta "não" significa a falta de importância.

"Se eu não resolver esse problema agora, ele perderá sua relevância amanhã?" A resposta “sim” significa a urgência do assunto, a resposta “não” não é a urgência. Tendo determinado a categoria para cada lição desta maneira, primeiro faça as coisas do grupo A e, em seguida, do grupo B.

O melhor momento para criar uma matriz é começar um novo dia. Pense cuidadosamente sobre as tarefas à sua frente em um futuro próximo e anote-as na forma de uma lista regular. Em seguida, teste cada um usando as perguntas acima e coloque-as nas caixas de acordo com as respostas. Não se esqueça de citar as menores e mais insignificantes coisas que simplesmente nos fazem perder tempo.

O número total de tarefas é determinado por você mesmo. Tendo dividido os casos nas categorias apropriadas, você pode escrever em um bloco de notas ou criar no organizador do telefone uma lista conveniente usual em ordem decrescente de urgência e importância, de modo que o primeiro da lista seja o caso do grupo A, o segundo do B, o terceiro de C e de D você não precisa escrever nada. Lembre-se de que as tarefas dos Grupos A e C devem ser delegadas a familiares, amigos, colegas ou subordinados. Mas o grupo B - essas são as coisas que são importantes para você fazer sozinho.

Qualquer pessoa que precisar pode usar a Matriz de Eisenhower. É bom porque será igualmente útil para todos, independentemente da idade e posição social: os chefes de organizações e empresas, os trabalhadores e empregados comuns, as donas de casa, os alunos e as crianças que estudam nas escolas.

Vejamos um exemplo de como podem ser os registros diários de Eisenhower.

Um grupo de assuntos urgentes e importantes:

• dirigir o carro até o posto de serviço para reparos, pois preciso dele para o trabalho;
• apresentar um relatório trimestral;
• lidar com o problema com um cartão de banco.

Um grupo de assuntos não urgentes, mas importantes:

• desenvolver um novo tema e delinear as principais direções do novo projeto;
• parar de fumar;
• aprender inglês;
• comprar uma adesão ao ginásio.

Um grupo de assuntos urgentes, mas não importantes:

• ir para o aniversário de San Sanych do departamento jurídico;
• parabenizar a todos nas redes sociais no primeiro dia de primavera.

Um grupo de casos não urgentes e sem importância:

• limpar o armário;
• desmonte as coisas no mezanino;
• assistir a série;
• brincar com o papagaio.

A Matriz de Eisenhower pode ser comparada a um sistema de purificação, um filtro que permite que você se livre de coisas desnecessárias. A princípio, você pode precisar compô-lo diariamente, mas com o acúmulo de experiência, você começará a sentir no nível da intuição qual negócio pertence a qual categoria. E assim que esse sistema de gerenciamento de tempo for dominado e você aprender a usá-lo com eficácia, bem como a distribuir corretamente os casos em quadrantes, você sentirá imediatamente uma onda de liberdade.Você começará a ter tempo para fazer tudo na hora certa e ao mesmo tempo sem pressa, sua vida voltará ao normal, objetivos que parecem inatingíveis de repente começarão a ser alcançados. E terá a garantia de presença de excelente estado de conservação e bom humor, energia e vivacidade.

A disciplina é a base do sucesso. Certamente você prestou atenção em tais pessoas que não têm tais qualidades, elas estão em um turbilhão sem fim de "casos" sem fim, o tempo todo fazendo algo vazio, sem sentido, mas, de acordo com suas afirmações, é impossivelmente importante. E a visão dessas pessoas é constantemente cansada, esgotada, perdida, infeliz. Eles estão sempre irritados, agitados e inquietos.

Se você não quer ser assim e não quer despertar apenas simpatia e piedade nas pessoas, deve agir de acordo com o princípio do contrário. Se tudo acontece para eles, e você deseja resultados opostos, precisa agir de maneiras opostas. A saber: colocar a disciplina em ordem, dominar as técnicas de auto-organização, cumprir planos, cronogramas e regimes claros, entender claramente quando e o que fazer e, o mais importante, para que serve tudo isso, qual é o objetivo. E a matriz de Eisenhower será um excelente assistente para você nesses assuntos.

Afinal, não foi à toa que sua fundadora, cujo nome ela leva, conseguiu construir uma carreira tão vertiginosa e se tornar um dos mais famosos e queridos presidentes do povo americano, além de um líder militar de muito sucesso. E tudo isso apesar do fato de que esse grande homem nasceu em uma família pobre. Você pode pegar um exemplo dessas pessoas com segurança e usar as ferramentas que elas inventaram.