Quem é o secretário assistente e o que ele faz?

A posição de secretária é há muito tempo a mais cobiçada por muitas mulheres. Antes, via de regra, praticamente nada era exigido desse funcionário, exceto uma aparência atraente. Porém, agora tudo mudou, às vezes esse funcionário é uma parte importante da equipe e deve estar pronto para desempenhar muitas funções. Como resultado, ele costuma estar muito ocupado com o trabalho. Leia sobre quais são essas responsabilidades, quais requisitos devem ser cumpridos para receber uma oferta de trabalho, leia neste artigo.

A profissão de secretário remonta aos tempos da Roma Antiga. Os "secretários" eram os confidentes dos imperadores - homens com grande influência política. Esta profissão recomeçou durante a Primeira Guerra Mundial, mas já significava o desempenho de funções completamente diferentes. Até agora, apenas ecos do significado original de "secretário" sobreviveram na forma de cargos como secretário-geral e secretário de estado.

Hoje em dia, a profissão de secretário-assistente pressupõe a execução de trabalhos documentais, a organização do trabalho de escritório, a gestão do equipamento de escritório e outras funções. Habilidades de comunicação e atenção são consideradas habilidades importantes para uma secretária assistente. O prefixo "referente" significa que o funcionário se comunicará com o chefe sobre vários assuntos de trabalho. É óbvio que a competição entre aqueles que desejam ocupar este cargo é alta, especialmente em grandes empresas ou empresas. As especificidades das habilidades que um secretário deve possuir podem, às vezes, depender do campo de atividade da empresa.Simplificando, em uma empresa de marketing de tecnologia, o secretário precisará conhecer os meandros das negociações comerciais. No entanto, isso não é absolutamente necessário, pois para cada empresa tudo é individual.

Grandes empresas de recrutamento argumentam que esta posição, juntamente com a posição de motorista e outras funções semelhantes, envolve muitas horas extras. Pessoas nessas posições são forçadas a se ajustar à programação de seus superiores e estar prontas para trabalhar quase 24 horas por dia, 7 dias por semana. Hoje em dia estão ganhando popularidade as “secretárias virtuais”, que desempenham grande parte das funções de uma secretária comum para aquelas empresas que não têm a oportunidade de alugar um escritório ou simplesmente não o fazem por economia de custos. Separadamente, deve-se destacar a importância do comparecimento do secretário. A secretária deve se vestir com um estilo de negócios, evitar maquiagens e penteados brilhantes, extravagantes e inadequados.

Este documento contém todas as responsabilidades relacionadas às atividades do funcionário. Além disso, a descrição do trabalho contém os direitos do funcionário e uma descrição dos requisitos para ele. Este documento contém informações sobre quem deverá substituir o funcionário durante sua ausência. Também é importante destacar o fato de que, se necessário, a descrição do trabalho pode ser revisada e alterada. Isso pode acontecer nos seguintes casos.

• Alteração das funções do secretário-assistente.
• O aparecimento de mudanças na documentação da organização.
• O aparecimento de mudanças na estrutura da organização.

Abaixo estão as principais responsabilidades da secretária adjunta.

• Muitas vezes, a pessoa nesta posição é responsável por fornecer material de escritório ao escritório. Ele também deve pedir mantimentos, se necessário. A responsabilidade direta da secretária é encomendar um bebedouro e monitorar seu enchimento.
• A secretária-assistente deve atender as ligações para o gerente e torná-las “excluídas”.
• Ele também deve organizar o procedimento de recebimento de visitantes.
• A pessoa nesta posição reporta-se diretamente ao CEO da empresa. Assim, grande parte das funções desempenhadas estarão relacionadas com os seus pedidos e ordens.
• A lista de responsabilidades inclui ainda a recepção e envio de correspondência recebida e enviada, preparação de quaisquer documentos necessários a pedido do diretor-geral, controlo dos documentos que o diretor deve assinar.
• A secretária também transfere as informações necessárias do diretor para os funcionários e vice-versa, chama os funcionários para o diretor quando necessário.
• Esse funcionário também interage frequentemente com a área de administração. Às vezes, ele pode coordenar com os funcionários deste departamento o fornecimento de material e equipamentos de escritório. Ao contrário do primeiro ponto descrito acima, este ponto nem sempre é explicitado nas descrições de funções da secretária assistente.
• A secretária deve reservar passagens aéreas e quartos de hotel caso o diretor ou outros funcionários viajem a negócios.
• Em algumas organizações, o secretário é obrigado a notificar a gerência e / ou outros funcionários sobre as próximas celebrações, aniversários e feriados dos funcionários. Às vezes, isso é feito por um especialista em RH.
• A cada dia a secretária deve preparar a sala do diretor para o início de um novo dia - acender a luz, equipamentos de escritório (impressora, computador, etc.), preparar os documentos necessários.

A secretária-assistente deve ser responsável pelo fluxo dos documentos e não tem o direito de divulgar informações confidenciais. Esse funcionário é responsável pela segurança dos documentos e sua apresentação oportuna às autoridades. O secretário é responsável pelo não cumprimento das obrigações prescritas na descrição do trabalho, ou seja, pelo não cumprimento das funções de seu trabalho, incluindo violações de atraso. Um funcionário pode ter problemas se for negligente no trabalho com a documentação.

A responsabilidade pela divulgação de informação confidencial pertence à categoria de “segredos comerciais”. O colaborador está proibido de danificar o estoque, principalmente os móveis que lhe são fornecidos ou pertencentes à empresa. A secretária é responsável por tratar os funcionários sem tato ou rude. Como ele se comunica com todos os outros funcionários quase diariamente, o secretário deve ser não conflitante e diplomático.

Em primeiro lugar, o secretário-assistente tem o direito de solicitar a vários funcionários vários documentos de que necessita para trabalhar. O secretário pode distribuir as ligações recebidas dependendo de sua importância a seu critério. O mesmo se aplica ao procedimento de recebimento de visitantes na recepção. Ele também pode exigir explicações dos funcionários se houver violação disciplinar. A secretária-assistente também tem acesso aos documentos classificados como “confidenciais”.

Apenas o CEO pode demitir ou contratar tal funcionário, e não o chefe de um departamento ou departamento, como em outros casos. O mesmo se aplica à imposição de reprimendas. O secretário pode fazer sugestões de gestão para melhorar a gestão de documentos ou práticas de gestão. Ele também pode otimizar alguns fluxos de trabalho. Como qualquer outro empregado, ele tem o direito de exigir a criação de condições confortáveis ​​de trabalho, podendo inclusive exigir verbalmente explicações dos empregados que violam a disciplina trabalhista.

Regra geral, o trabalho do secretário é avaliado com base na sua diligência e eficiência. Assim, outras habilidades são secundárias. O funcionário deve ser capaz de se comunicar com as pessoas, negociar, ter um discurso bem feito. Deve ser capaz de resolver vários problemas organizacionais, usar programas do Microsoft office - Excel, Power Point, Word e outros.

Não existem requisitos rígidos para a formação, bem como para a especialidade recebida. No entanto, deve haver educação, embora secundária especializada. Os licenciados em Direito são preferidos devido ao facto de a maior parte do seu trabalho estar relacionado com a manutenção de registos. Experiência de trabalho de pelo menos 1 ano é desejável. Uma alternativa à experiência de trabalho pode ser fazer cursos de treinamento de secretariado.

Em empresas estrangeiras, um futuro funcionário pode ser obrigado a conhecer uma determinada língua estrangeira. O secretário deve ser capaz de expressar corretamente seus pensamentos, escrever e redigir documentos sem erros gramaticais.

A procura por essa profissão é grande. Via de regra, essas atividades são mais adequadas a jovens profissionais recém-formados em instituições de ensino. Esta atividade é uma ótima oportunidade para conhecer a estrutura de trabalho da empresa. Acredita-se que nesta posição você possa adquirir boas habilidades de um futuro bom gerente. Por exercer as mais diversas funções, o secretário-assistente é um funcionário importante e necessário até nas menores empresas.