Secretária de profissão

No escritório de quase qualquer empresa moderna, o secretário ocupa um lugar especial. Este é um especialista que ajuda a manter a organização organizada e funcionando. Na verdade, é um intermediário entre o gerente, funcionários, parceiros e clientes. Como regra, conseguir esta posição não é difícil - nem sempre é necessário ter um ensino superior e uma vasta experiência de trabalho. E você pode construir uma carreira boa e interessante no futuro, se desempenhar suas funções com eficiência e responsabilidade.

A profissão de secretário é mencionada desde os tempos da Roma Antiga. Segundo historiadores, esses trabalhadores foram contratados por patrícios e cidadãos nobres ou simplesmente ricos do país. Homens das classes mais baixas com boa educação eram empregados como secretários. Naquela época, as funções de tais trabalhadores incluíam trabalho de escritório, correspondência e muitas vezes finanças e até mesmo os segredos do empregador.

Na Rússia, o cargo de secretário apareceu em 1720 graças a Peter I. Requisitos estritos foram impostos à profissão - educação, bom conhecimento das leis, compreensão de todas as sutilezas e especificidades. O cargo de secretário pessoal está em alta desde 1840 - muitos gerentes de várias empresas geralmente precisam de um assistente pessoal.

A profissão moderna de secretária costuma ser recepção e trabalho organizacional no escritório - ajudando não apenas o gerente, mas também os colegas e visitantes.Hoje, o secretário é considerado a cara da empresa e, pela aparência, o visitante avalia a solidez de todo o empreendimento. Hoje em dia, esta profissão é considerada predominantemente feminina devido às suas especificidades. Durante o desenvolvimento da profissão, várias direções da secretaria foram formadas, dependendo da especialização.

• Secretária do escritório (gerente de escritório). As responsabilidades são a distribuição de chamadas telefónicas, o atendimento aos hóspedes, o cumprimento das instruções da gestão e a garantia do funcionamento estável do escritório (encomendar papelaria, água, etc.). Para obter uma vaga, o funcionário não precisa de educação especial. Na ascensão da carreira, essa posição costuma ser a posição inicial.

• Secretário-assistente. A posição é semelhante à de um gerente de escritório, mas mais responsável e complexa. Aqui, as responsabilidades serão a preparação de soluções de design, edição de documentos, elaboração de textos para discursos do responsável em diversos eventos, bem como controlo parcial do trabalho dos colaboradores da organização. A obtenção dessa posição requer educação especial (cursos, centro de treinamento).

• Assistente pessoal do gerente. Esta posição é considerada honrosa. Esse assistente precisa construir relacionamentos com a administração e criar uma atmosfera de confiança. Para desempenhar as funções, você precisará ter conhecimento das especificidades da profissão, noções básicas de trabalho de escritório, resistência ao estresse e autoconfiança. O trabalho geralmente consiste na resolução de problemas organizacionais e administrativos.

Além dessas profissões, existem várias especializações com especificidade estreita.

• Atendente. Um funcionário que organiza a documentação, elabora faturas, registra a correspondência recebida e enviada, forma um arquivo.
• Secretário-tradutor. Além das responsabilidades básicas, um alto nível de conhecimento de línguas estrangeiras será necessário. O funcionário participa de negociações com parceiros estrangeiros.
• Secretário judiciário. O empregado atua em juízo, verifica a presença das pessoas nas reuniões, registra as atas das audiências, elabora atos judiciais e executa diversas ordens do juiz.
• Secretário Técnico. Para cumprir as funções, é necessário conhecer o método de digitação "cego", atender ligações e saber trabalhar com equipamentos de escritório.

Outras características da profissão moderna são:

• correspondência de negócios;
• alta velocidade de digitação método "cego" - sem olhar para o teclado e usando todos os 10 dedos;
• a capacidade de usar uma variedade de equipamentos de escritório;
• capacidade de organizar documentação (correspondência, arquivo).

As vantagens da profissão incluem o seguinte:

• não há atividade física;
• há uma oportunidade de adquirir habilidades de comunicação importantes e fazer conexões úteis;
• não é preciso ter uma especialidade para conseguir um emprego;
• trabalhar em condições confortáveis;
• em alguns casos, você pode usar o equipamento de escritório para fins pessoais (copiadora, digitalização);
• às vezes é possível combinar estudo e trabalho.

Como em qualquer outra profissão, o cargo de secretário tem suas desvantagens:

• estar constante à vista da gestão;
• aparência diária perfeita (especialmente importante em grandes empresas);
• tarefas semelhantes e trabalho de rotina (geralmente típicos para pequenas organizações);
• o trabalho costuma ser estressante;
• cumprimento de ordens pessoais das autoridades não relacionadas ao trabalho;
• raramente há uma oportunidade para auto-realização;
• o modo de operação pode ser irregular.

A perspectiva de desenvolvimento para o secretário costuma ser questionável. Alguns gerentes não têm pressa em perder um bom funcionário e transferi-lo para outro cargo.Outros são compreensivos e frequentemente promovidos a trabalhadores responsáveis, trabalhadores e profissionais.

Um documento que se destina a regular os direitos e obrigações de um funcionário é uma descrição do trabalho, é igualmente importante para o secretário e para a gestão. Contém direitos e obrigações de ambas as partes no contrato de trabalho, o que permite utilizá-lo como instrumento de coordenação eficaz dos processos produtivos.

Não existe uma forma única de instrução, então você pode compô-la usando um modelo pronto ou desenvolver seu próprio documento. Na elaboração do documento, é importante levar em consideração que em cada empresa os secretários desempenham funções diferentes, apesar do mesmo trabalho básico.

A descrição do trabalho deve ser elaborada levando em consideração o padrão profissional e incluir as seguintes seções principais.

• Disposições gerais.
• Funções.
• Responsabilidades do trabalho.
• Direitos.
• Uma responsabilidade.

Para além das responsabilidades principais, é permitido introduzir funções adicionais na descrição do cargo, tendo em consideração a especialização. Assim, as instruções de escrivão, secretário técnico, secretário militar ou científico conterão funções básicas de secretariado semelhantes, mas diferem em funções especializadas que deverão ser indicadas no documento.

No sentido clássico, as seguintes funções podem ser atribuídas às principais funções unificadas do secretário:

• assegura as atividades administrativas do chefe;
• conduz correspondência comercial, incluindo ligações e e-mails;
• aceita e redistribui correspondência, prepara e envia respostas às cartas recebidas;
• coleta e processa as informações necessárias para o gestor, fornece trabalho de escritório;
• aceita documentos de funcionários para posterior transferência à gerência para assinatura e revisão;
• prepara reuniões, reuniões e conferências, lavra suas atas;
• adquire papelaria e outros produtos necessários ao bom funcionamento do escritório;
• resolve tarefas organizacionais para a recepção de funcionários e visitantes;
• executa outros trabalhos relacionados ao cargo que ocupa.

Além disso, as funções podem se tornar:

• controle sobre a execução de ordens e ordens;
• digitalização e cópia de documentação;
• cancelamento ou postergação de prazos;
• reserva de bilhetes e quartos de hotel;
• preparação de relatórios de despesas de viagens;
• preparação de bebidas e guloseimas para os hóspedes.

A secretária trabalha com frequência e muito tem que se comunicar com pessoas diferentes, então um bom especialista deve atender aos seguintes requisitos:

• asseio;
• precisão;
• benevolência;
• uma cultura de fala;
• sociabilidade;
• falta de maus hábitos.

Como a secretária é o “rosto” da empresa, a aparência agradável do funcionário é um critério essencial. É importante notar aqui que estamos falando sobre um senso de estilo e presença de gosto, e não sobre a aparência de um modelo. As mulheres costumam se tornar secretárias porque são consideradas mais flexíveis, resistentes ao estresse e capazes de criar um ambiente aconchegante no escritório.

A especificidade do trabalho de secretariado é ajudar regularmente o gerente na condução dos negócios. Por isso, tais qualidades profissionais são extremamente importantes:

• uma responsabilidade;
• pontualidade;
• atenção;
• diligência;
• capacidade de aprendizagem;
• organização.

Para conseguir um emprego de secretária, muitas vezes você não precisa de um ensino superior, pois cursos de especialização concluídos são bastante adequados. Os conhecimentos adquiridos no campo da psicologia, leitura dinâmica e estenografia serão úteis. O conhecimento básico da profissão de secretário pode ser obtido em faculdades especializadas. Esse treinamento está disponível para aqueles que se formaram na 9ª ou 11ª série da escola e levará de 1 a 3 anos, dependendo do ensino médio existente.

Se a escolha recaiu sobre uma empresa conceituada, é importante obter uma formação especializada. Por exemplo, no Ministério das Relações Exteriores da Federação Russa, há um centro de treinamento que treina secretárias. O centro ensina aos alunos conhecimentos de informática, noções básicas de trabalho de escritório, ética e etiqueta nos negócios e inglês. Uma vez que as universidades nacionais não oferecem formação em secretariado, têm uma vantagem candidatos com diplomas em filologia, comunicação, psicologia e outras áreas afins. Algumas empresas oferecem treinamento para candidatos que estão prontas para recrutar.

Você pode trabalhar como secretária em uma organização respeitável, em uma pequena empresa e em uma agência governamental, por exemplo, em uma escola ou universidade. Hoje, quase todo líder precisa de secretárias ou assistentes. O cargo de secretário está envolto em vários mitos - alguns falam em iniciar uma carreira interessante nesta profissão, enquanto outros argumentam que praticamente não há promoção.

Na verdade, o avanço na carreira depende muito das qualidades pessoais. A iniciativa e o trabalho árduo o ajudarão a alcançar uma posição superior na empresa, por exemplo, primeiro como gerente assistente e depois se tornar gerente. O desenvolvimento futuro da empresa estará nas mãos do próprio especialista.

No início de uma carreira, é difícil contar com um salário alto. Os empregadores geralmente oferecem aos trabalhadores sem experiência um salário de 15.000-20.000 rublos. dependendo da região de residência. Nas grandes cidades, os salários costumam ser mais altos. O salário médio de um funcionário experiente é de 30.000 a 45.000 rublos. em toda a Rússia. Especialistas mais qualificados, por exemplo, assistentes pessoais de gerentes e assistentes, ganham de 60.000 a 8.000 rublos.