Ética e etiqueta empresarial

A realidade empresarial atual é que apenas 15% dos médios e grandes empresários que buscam fortalecer sua posição no mercado atingem a meta. É por isso que se multiplica a relevância da etiqueta empresarial, uma vez que o não cumprimento de suas normas, por uma série de outros motivos, costuma levar ao rompimento de relações úteis de negócios.

Em uma interpretação ampla, a ética é um conjunto de atitudes gerais destinadas a regular as relações sociais. Conseqüentemente, a ética nos negócios aborda questões relacionadas ao procedimento aceito e ao estilo de interação no campo dos negócios.

Os detalhes dos aspectos éticos das relações comerciais são etiqueta comercial, incluindo, por exemplo, o procedimento de negociação, regras de conduta corporativa, tradições e rituais comerciais, elementos de subordinação, modos e estilos de comunicação e redação, bem como questões de correção no trato com parceiros e colegas de trabalho.

A importância da ética e da etiqueta, como parte integrante da mesma, reside no fato de que o quadro regulatório que surgiu como resultado de uma prática de longo prazo simplifica muito a comunicação, criando um contexto compreensível e publicamente acessível na esfera empresarial que permite você para atingir objetivos corretamente e economizar tempo significativamente.

Em outras palavras, estamos falando de um algoritmo especial para a solução de problemas de negócios, que permite de forma racional e livre de conflitos definir e atingir com sucesso os objetivos de negócios desejados. O nível de proficiência neste algoritmo permite tirar conclusões diretas sobre o grau de profissionalismo de um parceiro de negócios ou oponente em uma disputa comercial.

Neste contexto, é importante aderir aos seguintes princípios básicos:

• pontualidade em todos os lugares e em tudo;
• conformidade com a segurança da informação;
• altruísmo são;
• imagem favorável correspondente ao ambiente de negócios;
• Linguagem oral e escrita correta;
• adesão às regras da cultura do discurso empresarial.

Os tipos de correspondência comercial são variados e, com um certo grau de convenção, podem ser divididos em dois tipos principais:

• interestadual - entre organizações estatais, representações estrangeiras e funcionários (várias notas, memorandos e outras formas) - elementos das relações diplomáticas;
• comercial - cartas de estatuto semioficial utilizadas no domínio das relações comerciais entre instituições e organizações.

O estilo de redação de uma carta de serviço, apesar das diferenças linguísticas e de algumas diferenças tradicionais, tem uma certa base comum e um conjunto de diretrizes desenvolvidas pela prática estabelecida. Por exemplo, vários requisitos de protocolo, determinados pela posição do remetente e do destinatário, baseiam-se nas configurações iniciais de respeito mútuo e correção. Portanto, independentemente do tipo de documento, estruturalmente, ele deve conter necessariamente os seguintes elementos:

• recurso (estatuto oficial do destinatário);
• elogio (fim educado da carta);
• assinatura;
• data (dia, mês, ano e local de redação da mensagem);
• endereço do remetente (sobrenome, situação do trabalho, endereço aparecem na parte superior ou inferior da 1ª página da carta).

Além disso, há uma série de disposições diretamente relacionadas às cartas:

• as cartas comerciais são apresentadas em formulários ou folhas de papel exclusivamente na frente;
• as páginas são numeradas em algarismos arábicos;
• as mensagens são preenchidas com texto impresso;
• rasuras e correções no corpo do documento são inaceitáveis;
• o documento é dobrado com o texto para dentro;
• o tempo de espera por uma resposta a uma carta não é superior a dez dias.

Uma mensagem de negócios deve ter uma orientação alvo pronunciada e conter uma pergunta, e todo o significado do texto deve obedecer total e completamente ao seu conteúdo, seja uma proposta de negócio, uma solicitação comercial ou apenas informações relevantes.

A classificação das mensagens de negócios é diversa e depende de sua orientação funcional e de destino. Por exemplo, as letras são:

• notificando;
• semelhante;
• convites;
• revisões de informações;
• pedidos;
• acompanhando;
• outros tipos.

Na correspondência comercial, o mais típico:

• solicitações de;
• sugestões;
• pedidos;
• reclamações;
• cartas de fiança.

Como uma das formas de comunicação empresarial, no sentido estrito da definição, as cartas dividem-se em 2 tipos - empresarial e privado-oficial.

Negócios incluem correspondência circulando entre organizações e instituições. Uma carta oficial privada é uma mensagem enviada a uma instituição por uma pessoa particular ou, pelo contrário, por uma instituição - a uma pessoa particular.

Existem várias regras para a condução de correspondência comercial.

• A carta deve estimular o surgimento de interesse comercial no destinatário, de forma clara e com base em evidências convincentes, demonstrar os benefícios da parceria e a inconveniência de rompê-la. O texto deve ter um caráter incentivo e motivador para a cooperação.
• Emoções pessoais excessivas em uma carta comercial não são a melhor maneira de provar seu caso e resolver o problema.
• Para evitar sobrecarregar e obstruir o texto da carta, você deve evitar quaisquer comparações figurativas, metáforas, alegorias e hipérboles.
• Para uma apresentação clara e concisa do assunto, é melhor usar frases simples, evitando particularidades e detalhes excessivos. A ideia central da mensagem deve ser sustentada por argumentos extremamente relevantes, que geralmente são colocados em anexos à carta (diagramas, gráficos, dados digitais).
• No texto, os parágrafos devem ser destacados, cada um dos quais, representando um pensamento independente, começa em uma nova linha.

• Em uma mensagem escrita de negócios, você não deve usar adjetivos descritivos, esclarecimentos e detalhes desnecessários. Ao final da redação, é aconselhável verificar o documento e eliminar frases que não carreguem o próprio conteúdo semântico.
• A alfabetização é um elemento básico do texto. A presença de erros ortográficos e outros erros na mensagem é inaceitável.
• O assunto da carta é obrigatório. O tema nos documentos deve ser refletido de forma breve e sucinta, isso economiza tempo na leitura e caracteriza positivamente o remetente. Se a carta for enviada por e-mail e contiver informações particularmente importantes, deverá fornecer-lhe uma "bandeira" especial disponível no serviço eletrónico.
• Boa legibilidade do texto é fornecida por fontes Arial ou Times New Roman com tamanho de fonte médio. Se necessário, são permitidas ideias-chave em itálico ou negrito.

• No texto, é útil utilizar subtítulos (3-4), que facilitam o entendimento do texto apresentado.
• Enumerações, listas e listas são melhor projetadas usando marcadores especiais.
• Um modelo corporativo (diagrama) é um excelente indicador de eficiência e objetividade na comunicação empresarial. É especialmente adequado no aspecto corporativo, pois permite destacar-se favoravelmente e respeitar a formalidade exigida.

A estrutura de uma mensagem de negócios é típica. Tradicionalmente, contém:

• introdução;
• a parte principal;
• conclusão.

A introdução resume o objetivo da carta. A parte principal descreve a essência da questão. Em conclusão, é desejável resumir o conteúdo da parte principal, por exemplo, na forma de conclusões. "Pós-scripts" e vários tipos de notas de rodapé são indesejáveis.

Concluindo, frases semelhantes a manipulações na forma são inadequadas, como: "Espero uma parceria mutuamente benéfica" e assim por diante. É melhor dizer adeus em uma carta comercial com frases simples - "Atenciosamente", "Com os melhores votos" e assim por diante.

Na parte inferior da mensagem estão indicados: nome completo, status do trabalho, nome da empresa e uma assinatura. Os números de telefone de contato também são indicados.

Tabelas e gráficos são anexados em arquivo separado (pacote), indicando isso no final da carta. Se houver um grupo de anexos, então sua lista com os nomes será fornecida.

Você pode usar abreviações e abreviações especiais apenas se tiver certeza de que o destinatário as compreenderá definitivamente.

Para dar ao texto maior rigor lógico e consistência no vocabulário de negócios, os seguintes padrões de fala são usados ​​como fichários:

• por esta razão;
• com base no acima;
• Por causa disso;
• de acordo com os dados;
• Com base nisso;
• Considerando;
• de outros.

No espaço virtual, a interação empresarial, que representa a comunicação em miniatura, é específica e, não menos, requer a adesão às regras de etiqueta relevantes. O trabalho competente com a escrita, de acordo com a prática, envolve a implementação das seguintes notas sobre o volume, as normas da linguagem, a estrutura e o formato.

• A fórmula do tópico deve corresponder de forma absolutamente exata ao assunto declarado no texto. Isso permite que você sintonize rapidamente o leitor com o clima de negócios desejado.
• O volume ideal de um documento enviado por e-mail cabe em "uma tela", com o volume máximo de texto - uma folha no formato A4.
• O tamanho ideal dos anexos não é superior a 3 MB.
• Recomenda-se "empacotar" os arquivos enviados em arquivos padrão de codificação Zip ou Rar. Outros são frequentemente bloqueados durante a transferência.
• Os hiperlinks devem ser padrão (azul, sublinhado abaixo).
• A resposta ao destinatário deve ser colocada na parte superior, no início da carta, e não na parte inferior. Isso evita que o parceiro caneta rola desnecessariamente e forçada do texto anterior.

• É necessário usar a linguagem da carta que o parceiro entenda tanto quanto possível. A questão da adequação de usar profissionalismo, vocabulário corporativo interno, expressões de gíria e abreviações (especialmente em correspondência externa) na mensagem é decidida separadamente, dependendo do contexto e das qualidades dos parceiros de correspondência.
• É importante informar seu parceiro sobre o recebimento de sua mensagem - isso é um sinal de boas maneiras e parte da etiqueta empresarial que demonstra respeito por ele.
• A resposta deve ser a mais rápida possível. Se por algum motivo não for possível responder rapidamente, o parceiro deve ser notificado do recebimento de sua carta e indicar o tempo de resposta. Uma pausa ética e confortável antes de dar uma resposta é 48 horas após o recebimento de uma mensagem. Após esse tempo, a pessoa geralmente acredita que a mensagem foi perdida ou está sendo ignorada. A pausa excessiva na correspondência costuma estar associada ao risco de perder um parceiro e é interpretada nos negócios como uma violação dos padrões éticos.
• No final da mensagem, deve colocar os dados de contacto que constam de todas as cartas sem excepção, independentemente da ordem do envio.
• É importante prestar atenção especial às questões de privacidade durante a transferência.

Para obter mais informações sobre a ética da correspondência comercial, consulte o próximo vídeo.