Gerente de escritório: quem é e o que faz?

Nos negócios modernos, nenhuma empresa com um escritório pode prescindir do trabalho de um gerente de escritório. Esta posição envolve a administração e gerenciamento do fluxo de trabalho de escritório de uma organização.

Essencialmente, um gerente de escritório é aquele elo informativo e condutor onde convergem e se resolvem todos os momentos de trabalho da empresa. Interage entre o chefe e os subordinados, informa os empregados ordinários sobre os documentos assinados pelo chefe, interage com os clientes da empresa, acompanha a correspondência, acompanha o desempenho da empresa e cede escritório ao gabinete, cumpre instruções directas do administrador e dos seus suplentes .

O gerente de escritório é um funcionário que fornece a todo o escritório um fluxo de trabalho completo. A descrição da profissão o ajudará a entender melhor a essência do trabalho.

De acordo com o classificador de profissões de colarinho azul e cargos de empregados, a profissão de gerente de escritório e suas funções diferem significativamente da profissão de secretário. Um gerente de escritório é, antes de tudo, um organizador do espaço de escritório da empresa, um gerente e um administrador em uma pessoa. A profissão de secretário implica sua subordinação a uma pessoa específica (diretor, diretores adjuntos, altos executivos) e a condução apenas de seus negócios.

O gerente do escritório controla todo o trabalho atual do escritório, principalmente a papelada. Monitora ininterruptamente trabalho de equipamento de escritório, fornece aos funcionários da empresa papelaria, com o tempo chama a atenção dos pedidos dos funcionários, ordens e anúncios no escritório, emitidos pelo chefe, aceita chamadas telefônicas, se necessário, mantém um calendário de reuniões e viagens do diretor. Nesse caso, a vaga é denominada “gerente de escritório com funções de secretariado”.

Uma vez que o trabalho de um gerente de escritório inclui ações organizacionais, informativas e administrativas, suas responsabilidades de trabalho incluem certas tarefas funcionais. É justamente aí que reside o emprego e a essência da atividade do gerente de escritório, que deve:

• preparar o trabalho de escritório para um novo dia de trabalho: verificar o funcionamento de telefones, computadores e equipamento de escritório, a disponibilidade de consumíveis (papel, cartuchos de impressora recarregados);
• controlar, manter a limpeza nas instalações do escritório, cumprimento das normas sanitárias (iluminação total, ventilação, condições de temperatura nas instalações), verificar o funcionamento dos sistemas split;
• adquirir artigos de papelaria em tempo hábil e fornecê-los com funcionários de escritório a tempo;
• pedir água potável, detergentes, papel higiênico, guardanapos;
• controlar o fluxo do documento atual: preparar os documentos necessários, relatórios, materiais de trabalho necessários para o trabalho de pleno direito do escritório, resolver outros momentos de trabalho e tarefas;
• monitorar o trabalho do motorista e do mensageiro diariamente;
• de acordo com as instruções do chefe, o gerente do escritório é responsável pela distribuição de funções entre os funcionários, define tarefas para eles, traz à sua atenção as informações de trabalho necessárias, determina o nível de sua responsabilidade, analisa a eficácia do resultado;
• calcular e estimar os custos financeiros mensais para a manutenção do escritório, monitorar sua implantação;
• mantenha uma planilha de tempo, o número de dias e horas trabalhadas por cada funcionário dentro de um mês calendário, transferência oportuna da planilha de horas para o departamento de contabilidade para folha de pagamento;
• monitorar o cumprimento da disciplina de trabalho: sobre o fato de chegar atrasado, abandono precoce do trabalho, absenteísmo dos empregados, notificar a administração da empresa, manter registro das violações e não observância do código de vestimenta;
• organizar reuniões, registrar e ajudar os visitantes a solucionar suas dúvidas.

As principais competências de um gerente de escritório incluem a preparação e condução de negociações, reuniões, reuniões:

• ele deve realizar a preparação de todos os materiais necessários, assegurar a presença de todos os interessados ​​nos eventos, lavrar ata da reunião;
• manter correspondência com clientes e parceiros da empresa, enviar materiais;
• trabalhar com correspondência de escritório de entrada e saída, registrá-lo, envolver-se no transporte;
• fornecer assistência e assistência aos funcionários na resolução de conflitos e situações disputáveis;
• coordenar trabalho de escritório no final da jornada de trabalho, verifique o equipamento de escritório, iluminação, sistemas split, condicionadores de ar quanto à desconexão da rede elétrica;
• em alguns casos, o gerente do escritório é responsável por encontrar e contratar novos funcionários (coloca informações sobre as vagas necessárias em sites especiais, consulta o currículo, pré-seleciona os candidatos, realiza entrevista);
• informa potenciais clientes por escrito ou por telefone no custo dos bens e serviços de acordo com a lista de preços;
• aconselha sobre a localização dos departamentos da empresa, suas funções;
• mantém uma base de clientes empreendimentos;
• desempenha as funções de manutenção do site, colocação de anúncios sobre produtos e serviços, encomenda de lembranças, impressão, distribuição de materiais informativos.

Para se tornar um gerente de escritório, o candidato deve ter as habilidades essenciais exigidas para o trabalho, bem como certas qualidades pessoais e profissionais.

As qualidades pessoais de uma pessoa são os componentes biológicos e sociais que constituem sua personalidade. Componentes biológicos uma pessoa recebe da natureza, seus pais e ancestrais na forma de um determinado conjunto de genes. Componente social - este é o ambiente social em que uma pessoa cresceu e foi criada.

Ambos os componentes moldam o caráter e a personalidade, dotando o indivíduo de certas qualidades, tanto boas quanto negativas. Ao reunir todos os traços de personalidade de uma pessoa, você pode obter um retrato psicológico objetivo e confiável.

Os traços de personalidade positivos incluem traços de caráter como:

• honestidade;
• perseverança no cumprimento da meta traçada;
• atenção;
• autodisciplina;
• responsabilidade e organização;
• trabalho duro, perseverança;
• nobreza interna;
• objetividade;
• sociabilidade, polidez, atitude amigável para com as pessoas;
• compostura, dedicação, atenção, pontualidade;
• livre de conflitos, capacidade de resolver disputas entre funcionários, otimismo e positividade em tudo;
• rapidez, raciocínio rápido, ajuda;
• atividade, ambição.

Por trás de cada um desses traços de personalidade está a educação psicológica e emocional de uma pessoa, sua hereditariedade, o ambiente social em que cresceu.

Os traços de personalidade negativos incluem:

• falta de reunião, desatenção;
• perspectiva depressiva da vida, falta de otimismo;
• incapacidade de reunir pensamentos a tempo e resolver consistentemente as tarefas atribuídas;
• caráter agressivo;
• uma tendência para fofocar e intrigar.

As qualidades empresariais de uma pessoa são sua capacidade de realizar certas tarefas e funções laborais.

Pelas qualidades empresariais, pode-se avaliar a eficiência com que o requerente será capaz de organizar seu processo de trabalho, quão bem ele executará as funções de trabalho que lhe são atribuídas. Para administrar com sucesso um escritório, o candidato deve ter, além de conhecimentos e habilidades, certas qualidades de negócios, que incluem:

• educação, nível de habilidade;
• experiência de trabalho;
• aprendizado rápido, adaptação em novas condições;
• exatidão consigo mesmo e com os outros;
• a capacidade de trabalhar em um ambiente multitarefa, simultaneamente resolver vários problemas de uma vez;
• pensamento analítico, a capacidade de pensar com flexibilidade e fora da caixa, tirar conclusões corretas, generalizar;
• visão de negócios;
• habilidades de liderança;
• disposição para trabalhar horas extras;
• habilidades oratórias, diplomacia e habilidades de persuasão;
• habilidades de comunicação empresarial.

As qualidades profissionais de uma pessoa são a combinação de qualidades pessoais e empresariais, somadas a todas as competências que ela adquiriu ao longo de sua carreira. Em suas atividades profissionais, o gerente de escritório deve:

• tem certo conhecimento, habilidades e habilidades no campo gestão de escritório;
• profissionalmente aplique seus conhecimentos e habilidades na prática;
• ser capaz de trabalhar com documentos, conhecer os princípios de organização do fluxo de documentos, as regras para a criação de um arquivo;
• seja um usuário de computador confiante e outro equipamento de escritório;
• conhecer completamente o processo de fluxo de trabalho, trabalhar com correspondência de entrada e saída, conhecer as regras de registo, levar prontamente as deliberações do chefe às divisões estruturais, acompanhar os prazos de execução de documentos assinados por colaboradores da empresa, enviar correspondência de saída por correio ou courier;
• ter habilidades de gestão administrativa;
• ser capaz de digitar rapidamente, conhecer os princípios e regras de elaboração de determinados documentos (despachos, despachos, instruções, decretos);
• dispor prontamente de conhecimento útil (contatos de serviços de emergência, eletricista, encanamento, serviço de entrega de almoço);
• saber línguas estrangeiras (nem sempre), embora em algumas empresas o conhecimento de uma determinada língua estrangeira seja a principal condição para o candidato, e neste caso o gerente do escritório deve falar, ler e escrever fluentemente em uma língua estrangeira;
• ser capaz de falar e escrever com competência, expresse seus pensamentos em boa linguagem literária;
• ter habilidades de etiqueta empresarial.

Nem uma única instituição de ensino superior ensina a profissão de gerente administrativo. Você pode fazer um treinamento e receber um diploma ou certificado de treinamento vocacional em centros de treinamento orçamentários ou privados, faculdades.

Nas grandes empresas, via de regra, querem ver um especialista nesta função apenas com nível superior, as pequenas empresas podem contratar um funcionário com ensino médio ou ensino médio especializado para esse cargo.

A principal coisa a que qualquer empregador presta atenção é experiência de trabalho nesta posição, nível de habilidades em informática, conhecimento de equipamento de escritório e capacidade de trabalhar nele, conhecimento das noções básicas de trabalho de escritório e arquivamento, Conhecimento de línguas estrangeiras.

Para escrever corretamente um currículo e obter a posição cobiçada, você precisa em detalhes, mas honestamente declare todas as informações sobre você: qualidades pessoais, profissionais, empresariais, experiência de trabalho em posição semelhante, nível de escolaridade.

O nível de salários esperados deixará claro para o empregador o que ele pode oferecer e o que o candidato está se candidatando.

Não dê informações falsas sobre experiência de trabalho, educação - tudo isto pode ser facilmente verificado, neste caso a vaga para o candidato ficará indisponível, ele será simplesmente recusado.

Tirar uma foto é um momento positivo para um candidato, o empregador deve saber cujo currículo está sendo considerado. O gerente do escritório é a cara da empresa, e o empregador não fica indiferente a quem o representará.

Certifique-se de indicar o seu nível de educação, geralmente o empregador para esta posição leva um especialista com maior formação econômica, jurídica, psicológica ou filológica.

Essas informações serão úteis para o empregador.

Ao escrever um currículo, siga sua estrutura:

• informações pessoais - nome, idade, contatos;
• pessoal - a seção é considerada opcional, mas é melhor preenchê-la;
• habilidades e habilidades básicas - indique quais programas de escritório você possui, liste todos os cursos de atualização, seminários, treinamentos, outros treinamentos adicionais que você concluiu;
• experiência de trabalho - liste todas as suas práticas, estágios, projetos concluídos, programas de voluntariado, em ordem cronológica, indique as empresas onde trabalhou antes, educação e treinamentos (reflita todos os programas e orientações educacionais em que se formou);
• recomendações - nesta seção, indique os nomes e contatos de pessoas que podem recomendá-lo a um novo empregador e dar um feedback positivo sobre você.

Se um candidato a emprego sem experiência profissional estiver se candidatando ao cargo de gerente de escritório, seria melhor não incluir esta seção no currículo. Não há necessidade de mostrar ao empregador a falta de conhecimentos e habilidades. Nesse caso, é melhor descrever suas qualidades pessoais e empresariais, que tipo de formação você possui e complementar (seminários, treinamentos).

Como experiência de trabalho, você pode indicar prática industrial, estágio pré-diploma, habilidades na organização de eventos específicos, participação em olimpíadas, conferências, competições e todos os tipos de testes. Se você tiver quaisquer realizações e sucessos diretamente relacionados a trabalhos futuros, certifique-se de declarar essas informações em seu currículo.